Het optimaliseren van de interne communicatie rondom een evenement

Het optimaliseren van de interne communicatie rondom een evenement

Afhankelijk van de grootte van je  bedrijf zijn er een behoorlijk aantal mensen betrokken bij de organisatie van een evenement. Hoe meer mensen er aan iets werken, hoe groter de kans dat er iets mis gaat in de communicatie. Dit kan leiden tot frustraties en in het ergste geval merkt de klant deze onrust. Daarom geven wij je vandaag een aantal tips, zodat jij dit kunt voorkomen!

Een centrale informatiebron

Het klinkt heel logisch, maar veel mensen vergeten het nog wel eens: zorg voor een centrale informatiebron. Zorg dat je alle planningen, verslagen en offertes bij elkaar in één bron hebt verzameld. Zo voorkom je dat er informatie op verschillende locaties verdwaald waardoor je in de stress raakt.

Eenduidige documentatie

Zorg voor een eenduidige documentatiestructuur. Op deze manier kun je dit telkens weer hanteren wanneer je een evenement gaat organiseren. Daarnaast werkt het persoonlijker en efficiënter!

Vastleggen contactmomenten met betrokkenen

Het is belangrijk om telkens terug te kunnen lezen welke afspraken er zijn gemaakt. Zo kun je voorkomen dat er zaken door elkaar worden gehaald.  Houd bij de documentatie van contactmomenten rekening met de volgende elementen:

  • Datum + tijd
  • Naam contactpersoon
  • Communicatiemiddel
  • Besproken onderwerpen
  • Voorkomende acties
  • Besproken deadlines

 

Observeer tussentijds welke eventuele verbeteringen doorgevoerd kunnen worden. Kun je wel wat hulp gebruiken met de organisatie van je evenement? Neem dan contact op met het team van Prosos Events. We helpen je graag!

Geen reactie's

Geef een reactie